POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES INVERSIONES QDE SAS

INVERSIONES QDE SAS. es la entidad Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, adopta y hace público a todos los interesados el presente documento que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento de la legislación colombiana correspondiente a la Protección de Datos Personales. Así mismo, el presente documento servirá como referencia para todos los sectores de interés que sostengan algún tipo de relación con INVERSIONES QDE SAS contribuyendo al correcto conocimiento y garantía del derecho fundamental a la Protección de Datos Personales y para que esta Política pueda ser utilizada en diferentes ámbitos de aplicación.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

INVERSIONES QDE S.A.S, se identifica con NIT 900.802.002-1 ubicada en la Carrera 19 No. 39 – 33 Armenia, Quindio, Teléfonos de servicio al cliente 6067312323 / 3013760101 / 3004079043, Correo info@quimicosdeleje.com y página web www.quimicosdeleje.com c

TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y FINALIDADES.

Los datos personales de Clientes, Proveedores, Contratistas, Colaboradores y terceros, que se recojan o que se encuentren registrados en las bases de datos de INVERSIONES QDE SAS., serán tratados conforme a los principios rectores para el Tratamiento de Datos Personales y disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y serán aplicables de igual forma a las bases de datos compartidas o transferidas a INVERSIONES QDE SAS., por terceros.

Para las finalidades descritas a continuación, INVERSIONES QDE SAS. podrá: Recoger, almacenar, usar, procesar, compartir, transferir, transmitir y custodiar los datos personales de los Titulares, como Responsable, encargándose directamente del tratamiento de los mismos o encargando a un tercero que tenga vinculo comercial con las Tiendas QUIMICOS DEL EJE, D´MENTES Y MAESTRA, sea que opere o no en otro país para la prestación de cualquier servicio que pueda ser suministrado conforme a las finalidades siguientes y las que sean autorizadas por los Titulares.

Los Datos Personales que serán objeto de Tratamiento son, pero no se limitan a: datos de identificación, información de contacto, de localización y geolocalización, datos de navegación, datos catalogados como sensibles (Ejemplo: Datos relacionados con la salud, huella dactilar, fotos, videograbaciones, entre otros datos biométricos), información financiera, preferencias, gustos y comportamientos de consumo, datos inferidos o no a partir de información observada o entregada directamente por el Titular o por terceros e información demográfica y transaccional. Los Datos Personales serán recolectados a través de los diferentes canales dispuestos.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

INVERSIONES QDE SAS. usará los datos personales del Titular - Cliente- Proveedores u Usuarios con las siguientes finalidades:

Finalidades Comerciales

• Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como: análisis de consumo; perfilamiento, trazabilidad de marca; envío de novedades, publicidad, promociones, ofertas y beneficios; programas de fidelización de clientes; investigación de mercado; generación de campañas y eventos de marcas.
• Ofrecer medios de financiación, para lo que podrán verificar y analizar el comportamiento crediticio actual e histórico, estimar niveles de ingresos, validar identidad y realizar estudios de crédito de los titulares de datos personales,
• Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con las Tiendas QUIMICOS DEL EJE, D´MENTES Y MAESTRA, comercio electrónico y ventas a través de ventas a distancia.
• Para la expedición de cotizaciones, facturas, notas pedido y demás documentos como soporte de una transacción.
• Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio adquirido por el Titular.
• Para el despacho de pedidos y prestación de servicios contratados por el Titular. Así como el proceso de evaluación y posterior calificación de la calidad del servicio prestado.
• Atención del trámite de garantías y devolución de productos.
• Recibir información y ofertas sobre novedades, productos, servicios, concursos y eventos especiales propios del objeto social de INVERSIONES QDE SAS y las compañías que puedan resultar atractivos o beneficiosos para sus clientes.
• Para el desarrollo de actividades relacionadas con servicios computarizados.
• La prestación de servicios de atención telefónica; cobranzas u otros de naturaleza similar.
• La ejecución de procesos y procedimientos contables.
• La creación de bases de datos de acuerdo con las características y perfiles de los titulares de Información personal.
• El cumplimiento de obligaciones legales por parte de INVERSIONES QDE SAS. entre ellas y sin limitarse a éstas: el registro de venta de sustancias controladas; la interposición de denuncias en calidad de víctima; el registro de Control para la venta de ácidos, álcalis y sustancias corrosivas; la reversión de transacciones en virtud de las normas de Protección al Consumidor; la celebración de contratos de transacción para precaver litigios, entre otros.

Finalidades de Servicio

• Gestionar las consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y/o productos ofrecidos o adquiridos.
• Notificar al titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a los productos o servicios que compre o contrate.
• Realizar campañas de actualización de datos, para las finalidades señaladas en esta Política.
• Realizar Encuestas de Satisfacción.
• Prestar servicios de acuerdo con las necesidades particulares y con las actividades realizadas por las distintas Compañías conforme a su naturaleza jurídica.
• Gestionar información de la navegación para mantener el acceso, recordar preferencias y ofrecer contenido relevante al titular de los datos, así como aquellos proporcionados por el uso de "cookies"
• Gestionar el cumplimiento de obligaciones legales, pre-contractuales, contractuales, poscontractuales, tributarias y/o contables.

Finalidades de Análisis y Operativas

• Desarrollar estudios de conocimiento del titular, para las distintas finalidades señaladas en esta Política.
• Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo y cobranzas relacionados con las Compañías.
• Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
• Almacenamiento de la información en servidores propios o de terceros, ubicado en Colombia o fuera del país.

Finalidades de Seguridad, Información y Prevención

• Verificar la identidad del titular de los datos, realizar estudios de seguridad y/o aplicar protocolos de seguridad y conocimiento, para prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
• Estudiar solicitudes de crédito y de productos financieros.
• Atender requerimientos de auditorías externas y de autoridades competentes.
• Gestionar el cumplimiento de las políticas internas de las Compañías, incluida la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Garantizar la seguridad física, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia en las instalaciones de cada Compañía.

La vigencia de todas las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto 1074 de 2015

MANEJO DE DATOS SENSIBLES

INVERSIONES QDE SAS. no recolectará, usará o tratará datos sensibles salvo que el Titular de estos emita una autorización expresa para dicho tratamiento o en los casos que la ley determina que no se requiere dicha autorización.

DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de INVERSIONES QDE SAS, tienen los siguientes derechos, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios:

Conocer, actualizar, corregir y/o suprimir sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; Solicitar prueba de la Autorización otorgada a INVERSIONES QDE S.A.S y las Compañías vinculantes, salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales por INVERSIONES QDE S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud;

Mediante reclamo presentado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, puede solicitar la revocatoria de la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales o en cualquier momento siempre que el Titular no tenga el deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de INVERSIONES QDE S.A.S, y de acuerdo con el procedimiento señalado en el numeral 7 de la presente Política.

Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, conforme al procedimiento dispuesto por INVERSIONES QDE S.A.S, para tal efecto.

 PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

INVERSIONES QDE S.A.S, garantiza el derecho de consulta, corrección, actualización y/o supresión de los datos personales del Titular, suministrando al mismo y cuando actúe en ejercicio de su derecho, toda la información contenida en su registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

El responsable de atender las solicitudes en ejercicio de los derechos por parte de los Titulares será el proceso Experiencia de Cliente, Gerencia de Operaciones, o la dependencia que haga sus veces, todas las solicitudes se atenderán en el correo electrónico info@quimicosdeleje.com  la cual se procesara y canalizara las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva dependencia que se encuentre como delegada para ejecutar dicha petición, dependencias que una vez reciban estas comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberán dar trámite a las solicitudes de los Titulares, en los términos, plazos y condiciones establecidos por la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Si la solicitud resulta incompleta, se emitirá la comunicación al Titular, solicitando requisitos pendientes que contempla un tiempo no mayor a los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud para que subsane las inconsistencias. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, el Titular no presenta la información requerida, se entenderá que ha Desistido de la solicitud y se procederá a cerrarla con este estado.

Para el ejercicio de los derechos de los Titulares: La solicitud de consulta, corrección, actualización y/o supresión debe ser presentada a través del medio ya mencionado y habilitado por INVERSIONES QDE S.A.S y debe contener, como mínimo, la siguiente información:

• El nombre, domicilio del Titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia.
• Los documentos que acrediten la identidad del Titular o la representación de su representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales o hechos respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y que dan lugar a su solicitud.
• Supresión De Datos: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar, la supresión de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.

Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

El derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

• Las solicitudes de supresión de la información no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La supresión de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, INVERSIONES QDE S.A.S debe realizar operativamente la supresión. También debe tenerse en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo con la solicitud del Titular.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

INVERSIONES QDE SAS.  adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal que tenga acceso a los Datos Personales y/o a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en las políticas internas de cada Compañía.

El Tratamiento de los Datos Personales será desde que se obtenga la Autorización por una Compañía y hasta que ésta se disuelva y/o se liquide o, hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales, salvo solicitud de supresión o revocación de la Autorización por parte del Titular.

IDENTIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS Y PERIODO DE VIGENCIA.

Las bases de datos bajo tratamiento por parte de INVERSIONES QDE S.A.S son las consagradas en el manual interno de políticas y procedimientos en materia de Protección de datos y estarán vigentes durante toda la duración del objeto social de la empresa.

VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS.

La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del primero (1) de febrero de 2022.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales por los clientes y/o usuarios se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.

Las autorizaciones sobre los datos de los clientes y/o usuarios podrán terminar por voluntad de estos en cualquier momento. Si la persona es un cliente activo de INVERSIONES QDE S.A.S no se podrán usar sus datos para nada diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

El sitio web www.quimicosdeleje.com

Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de medios verbales, escritos o medios físicos o digitales expuestos en cada almacen.

Las comunicaciones se enviarán antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.